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Produtividade – Trabalhe mais em menos tempo

Produtividade – Trabalhe mais em menos tempo

Muito se fala em produtividade, temos mil projetos em mente somente a espera de um tempo livre para começar a maturar e colocar em prática essas ideias, seja profissional, pessoal ou empreendedora. E quando o recurso que mais se precisa para colocar estes projetos em prática é o mais escasso… o tempo.

Trabalhamos muito dia após dia, muitas horas dispensadas em nossas rotinas diárias de que muitas vezes não satisfazem nossa ânsia por novidades e desafios. Quem nunca sentiu que passou o dia inteiro sem parar um segundo, mas ao final do dia estava com a sensação de que não fez quase nada? Ou ficou o dia inteiro preso em uma rotina estressante e pouco estimulante e gostaria de poder ter colocado sua energia em outros projetos particulares ou estudando assuntos que seriam mais interessantes?

Todos nós gostaríamos que nosso dia tivesse mais do que 24 horas para que pudéssemos fazer mais, render mais, mas infelizmente o dia não ficará mais longo e, ainda pior, parte deste tempo precisamos, e por motivos óbvios, passar descansando. Mas como podemos em pouco mais de 16 horas por dia trabalhar e investir em nossos projetos pessoais, ou até mesmo como podemos render mais em nosso trabalho ou empresa para que consigamos chegar ao final do dia com a sensação de dever cumprido.

Gerenciamento de Tempo:

Muitas vezes pensamos que gerenciar tempo para produzir mais significa fazer mais coisas a cada dia, preenchendo cada segundo do nosso dia com trabalhos sem fim. Ledo engano, estar ocupado é geralmente usado como desculpa para evitar ações importantes.

Ler e-mails, organizar os contatos do Outlook, fazer reuniões, andar pela empresa solicitando documentos que você não precisa, fazer trabalhos que podem ser delegados a outras pessoas ou até mesmo olhando as últimas notícias do facebook ou twitter, conversando por whatsapp ou somente dando uma passadinha pelo instagram para ver o que as pessoas estão postando. Todas estas atividades ocupam nosso precioso tempo e nos impedem de focarmos em atividades realmente úteis e agradáveis. Para os que estão realmente empenhados em fazer mais em menos tempo a palavra de ordem é ‘Eliminação’.

Principio 80/20:

Podemos utilizar nesta tarefa de eliminação o princípio 80/20 do Economista e Sociólogo Vilfredo Pareto. Esta fórmula matemática mostrava uma situação desigual economicamente – 80% da riqueza e da renda era produzida e possuída por 20% da população. Da mesma forma podemos relacionar que 80% dos nossos resultados é decorrente de 20% do tempo gasto em esforço.

Comece fazendo uma análise fria e imparcial do seu dia, analise minuciosamente suas atividades diárias, quantas vezes você checa sua caixa de e-mails, quantas vezes você circula pela empresa cumprimentando colegas e jogando um papo fora, quantas vezes por semana você gasta com reuniões que não resolvem nada e só te fazem perder tempo ou mesmo quantas vezes você mexe no seu celular para dar uma espiadinha nas redes sociais e conversas? O objetivo é descobrir suas ineficiências e elimina-las, da mesma forma que descobrir seus pontos fortes para que possa multiplica-los.

Esta análise pode ser feita até com clientes, quais são seus 20% de clientes que são responsáveis por 80% das suas receitas? Muitas vezes perdemos tempo com clientes difíceis e improdutivos que não fazem mais do que reclamar do produto que você está ofertando, mas que no final das contas não compram mais do que duas vezes por ano e te importuna no tempo restante. Analise quais são seus clientes responsáveis pelas maiores vendas e reserve seu tempo em atende-los de forma eficiente e com qualidade. Muitas vezes você poderá perceber que 100% dos seus problemas e preocupações vinha da maioria improdutiva.

Elimine os Hábitos ruins:

Para os empresários, o desperdício de tempo é uma questão de hábitos ruins e de imitação. A maior parte dos empresários algum dia já foi empregado e trabalhou das 9 as 18 horas, por isso adotam o mesmo horário, mesmo que não funcionem direito as 9 horas da manhã ou que não precisem das 8 horas de trabalho. O hábito de acumular tarefas faz com que se tivermos 8 horas preencheríamos 8 horas, se tivermos 15 preencheríamos as 15. Agora imagine um dia em que você é obrigado a se ausentar da empresa no período da tarde, você conseguiria cumprir suas tarefas em somente 4 horas.

Abaixamos veremos algumas dicas para que você possa otimizar suas tarefas e rotina diárias, conseguindo assim trabalhar 4 horas ao invés de 8 horas por dia e utilizando o principio 80/20 no seu trabalho possa fazer 80% das suas atividades em 20% do seu tempo:

Interrompa as interrupções:

Uma interrupção é qualquer coisa que impede o término de uma tarefa importante e elas podem ser: Desperdiçadores de tempo, consumidores de tempo e falhas de delegação de poderes.

  • Os desperdiçadores de tempos são mais fáceis de eliminar e evitar:

– Desligue o alerta sonoro do seu e-mail, desligue também o enviar e receber automático, confira seus e-mails duas vezes por dia, depois do almoço e no final do dia. Não olhe seus e-mails pela manhã, em vez disso, faça sua tarefa mais importante e mais difícil primeiro (Eat The Frog First);

– Filtre as chamadas recebidas e efetuadas, utilize dois números de telefone, um para comercial urgentes e outro para não urgentes. Não permita que as pessoas engatem uma conversa fiada e não lhes permita que façam isso. Seja direto e vá direto ao ponto ou as conduza direto ao ponto. Se entrarem em um detalhamento muito grande dos fatos interrompa e fale “Fulano estou esperando uma ligação em 5 minutos, como posso ajudá-lo?”

– Saiba recusar e evitar reuniões, decida manter as pessoas ao seu redor focadas e evite todas as reuniões, seja pessoal ou remotamente que não tenham objetivos claros. É bem provável que alguns desperdiçadores de tempo ficarão ofendidos nas primeiras vezes. Se você não puder evitar a reunião defina um horário para acabar, mencione outros compromissos. E lembre-se reuniões só devem ser marcadas para tomar decisões sobre uma situação definida e não para definir um problema.

  • Consumidores de tempo e como otimiza-los:

Espere até que você tenha um volume maior de trabalho para executa-lo de uma única vez, atividades que nos distraem, mas que são necessárias, tarefas repetitivas que interrompem o mais importante. Se você checa sua correspondência e faz pagamentos cinco vezes por semana comece a acumular e fazer uma vez só por semana se organizando para executa-la sem interrupções e sem distrações;

Há um tempo inevitável de preparação para cada tarefa, seja ela grande ou pequena, normalmente é o mesmo tempo tanto para uma quanto para a outra. Não trabalhe mais quando a solução é trabalhar melhor.

  • Falhas de delegação de poderes – terceirize sua vida:

A delegação ou terceirização de tarefas rotineiras que consomem o seu tempo é uma ótima saída para se ver livre para tarefas mais prazerosas que te faz sentir bem e em movimento. Gastar tempo tentando entender uma rotina é mais caro e mais desgastante do que contratar uma empresa especializada para executar estas tarefas por você.

Imagine que você gaste 2 horas por dia organizando contas a pagar e a receber e gerenciando o saldo da sua conta bancária, se você fizer isso todos os dias você gastará no final do mês em torno de 40 horas com esta atividade. Agora qual o valor da sua hora? Se considerarmos, por exemplo de R$ 200,00 a R$ 400,00, então você está deixando de ganhar de R$ 8.000,00 a R$ 16.000,00 reais por mês (executando estas rotinas enquanto poderia estar vendendo seu produto ou serviço), sendo que uma empresa de outsourcing financeiro pode custar 1/3 deste valor. Sua economia giraria em torno de R$ 5.000,00 a R$ 10.000,00.

Se você for um empresário microgerente, compreenda que, mesmo que você possa fazer algo melhor do que o resto do mundo faria, isso não significa que você deveria fazer.

Conclusão:

Estabeleça as regras a seu favor, limite o acesso ao seu tempo, force as pessoas a definir suas questões antes de gastar tempo com elas e agrupe suas tarefas simples de rotina, para evitar o adiamento de projetos importantes. Não permita que as pessoas o interrompam. Encontre o seu foco e você encontrará seu estilo de vida.

Texto baseado no livro “Trabalhe 4 horas por semana” de Timothy Ferriss.

Veja como sua empresa pode ser ganhar tempo terceirizando as rotinas financeiras e coontábeis, envie um e-mail para [email protected] e nossos consultores entrarão em contato.

Contabilidade + Financeiro + Gestão = Crescimento

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